Wie finde ich die richtige Eventagentur?

„Das ist die Einmaligkeit, die ein Erlebnis zu einem Ereignis macht“

Ernst Ferstl (*1955)

Und um diese Einmaligkeit zu schaffen braucht es die richtige Eventagentur. Ein Team aus Emotionsarchitekten, die Sie mit ihrem Ideenreichtum und ihrer Erfahrung bei der Umsetzung Ihres Ereignisses unterstützen.

Wie finde ich die richtige Eventagentur?

Eventagenturen gibt es viele, nicht alle aber passen genau zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen. Wie also findet man die richtige Agentur, bei der es sich gut anfühlt?

Zuerst einmal sollten die für Sie wichtigen Rahmenbedienungen bedacht werden:

* Für welche Veranstaltung soll die Eventagentur gebucht werden?

* Welche Aufgaben soll die Agentur übernehmen und was wird von Ihnen selbst übernommen?

* Welches Budget steht zur Verfügung?

* Worauf legen Sie großen Wert, was ist Ihnen wichtig?

           

Nun machen Sie sich auf die Suche, der Erstkontakt wird die Website sein. Diese soll unbedingt ansprechend und gepflegt, sprich auf dem aktuellen Stand sein. Schön ist es, wenn sich das gesamte Team anhand von Bildern und einer kleinen Vorstellung präsentiert. Man hat ja schließlich gerne vor Augen mit wem man am Telefon spricht.

Schauen Sie sich auch bei den Referenzen um. Sind namhafte Firmen verzeichnet? Gibt es Bilder von den verschiedenen Veranstaltungen?

Kann man schon sehen inwieweit die Agentur mit Künstlern, Partnern und Spezialisten vernetzt ist? Langjährige Partner auf die man sich verlassen kann sind essentiell, damit alles reibungslos funktioniert am Tag der Veranstaltung.

Interessant ist auch die Social Media Präsenz. Wird dieses Medium regelmäßig bedient? Macht es Spaß der Agentur zu folgen um nichts Neues zu verpassen?

Während des ersten Telefonates sollten Sie sich willkommen und gehört fühlen. Werden ihre Fragen von ihrem Ansprechpartner kompetent beantwortet? Nimmt man sich Zeit für Sie? Ist ein persönlicher Termin zeitnah möglich? Dann steht einem persönlichen Kennenlernen nichts mehr im Weg.

Die perfekte Location  

Hierzu haben wir in anderen Blogs bereits geschrieben, das lässt sich dort nachlesen und wir möchten darauf verweisen.

     

Was sagt ihr Bauch dazu

Letztendlich kommt es da auch auf die Sympathie und das Gefühl an. Werden Sie freundlich und offen empfangen? Wie ist der Umgang im Team untereinander? Stimmt die Chemie? Dann kann das Erstgespräch beginnen. Schildern Sie Ihr Anliegen und geben Sie eventuell auch schon Ihre vagen Vorstellungen preis, in einer guten Agentur wird man Ihre Wünsche professionell umsetzen oder aber Sie geben der Agentur freie Hand, in dem Fall werden Sie über die Planung auf dem Laufenden gehalten, auch was das Budget betrifft. Die Projektmanager werden Sie auch bei Ihrer eigenen Ideenfindung unterstützen und mit Ihnen ein Konzept ausarbeiten wenn Sie das möchten. So haben Sie auch gleich schon Einblick in die Ideenverwertung. Wird auf Ihre individuellen Wünsche eingegangen, werden weitere Ideen beigesteuert?

In diesem Gespräch kann man erkennen wie die Agentur mit Kundenwünschen umgeht, ob sie darauf eingeht und ob Kreativität und Ideenreichtum vorhanden ist um Ihre Veranstaltung in Ihrem Sinne zu etwas Außergewöhnlichem werden zu lassen.

Hören Sie hin ob und welche Fragen der Projektmanager Ihnen stellt. Möchte die Agentur wissen wie sich das Publikum Ihrer Veranstaltung zusammensetzt? Will der Ansprechpartner mehr über Ihr Unternehmen wissen, dessen Strukturen usw.? Und genau so wichtig ist die Frage, welches Ziel mit dem Event erreicht werden soll. Wenn diese Fragen gestellt werden, können Sie sicher sein, dass Interesse an Ihnen und Ihrem Unternehmen besteht und nicht einfach eine Null-acht-fünfzehn-Veranstaltung verkauft werden will sondern ein eigens auf Sie zugeschnittenes Erlebnis. Und da ist es egal ob es Ihre persönliche kleine Familienfeier oder aber das große Firmenjubiläum ist. Diese Agentur wird beides mit Herzblut und Begeisterung organisieren und umsetzen.

Lassen Sie sich in dem Zuge vielleicht auch etwas zur Arbeitsweise der Agentur erzählen. Wer ist für was verantwortlich? Wer ist ihr Ansprechpartner. Wie geht es nun nach dem ersten Gespräch weiter? Die Agentur wird nun Ihre Wünsche zusammentragen und Ihnen dann ein Angebot zukommen lassen. Dies sollte nicht länger als ein paar Tage dauern, natürlich muss die Agentur ihrerseits auch erst auf Rückmeldung ihrer Partner (Künstler etc.) warten.

Kosten Angebote Geld?

Gehen Sie bitte nicht davon aus, dass das Angebot kostenfrei ist. Sie erwarten eine realistische Planung und ein gut durchdachtes Konzept, außerdem Professionalität und fachliche Kompetenz. Das lässt sich eine gute Agentur honorieren. Zudem schützen sich die Agenturen so davor, dass ihre Ideen und das schon stehende Konzept weitergegeben und vielleicht an einen vermeintlich günstigeren Anbieter vergeben werden. Es sollte nicht vergessen werden dass die Ausarbeitung eines Events dem Recht auf den Schutz geistigen Eigentums unterliegt, das heißt, die Eventagentur hat auf ihre eigens ausgedachten Konzepte Urheberrecht.

Die Angebots- und Konzeptphase

In der Angebotsphase können Sie nun sehen ob Termine und Absprachen zuverlässig eingehalten werden und ob die gesamte Durchführung strukturiert von statten geht. Außerdem sollte die Agentur flexibel auf etwaige Änderungswünsche Ihrerseits eingehen. Hat Ihr Ansprechpartner jederzeit ein offenes Ohr für Ihre Anliegen?

Wie geht die Agentur mit auftretenden Problemen um? Eventmanager sind wahre Improvisationstalente. Sie reagieren in solchen Situationen souverän und retten die Lage mit Lösungen die sie schon vor dem Problem im Kopf hatten.

Zuletzt ist es nicht unwichtig über den Preis zu reden. Geben Sie ein realistisches Budget vor. Keiner Agentur ist es möglich Ihre Gedanken zu lesen, die Sie sich bereits gemacht haben. Nehmen Sie die ausgewählten Agenturen mit auf Ihren Ge-danken-Weg.

Das Angebot sollte transparent und vor allem auch realistisch bezüglich des vorgegebenen Budgets sein. Sind alle gewünschten Leistungen enthalten? Ist nachzuvollziehen wie sich die Preise zusammenstellen? Seien Sie auf der Hut vor viel zu günstigen Preisen. Einmaligkeit gibt es nicht zu Dumpingpreisen!

Es gibt viele gute Gründe zu feiern, aber nur eine Art, erfolgreich zu feiern: indem Sie den Anlass für Ihr Fest ins rechte Licht setzen und Ihren Gästen die ihnen gebührende Wertschätzung entgegenbringen. Ihre Persönlichkeit, Ihr Firmenimage, das Lebensgefühl Ihrer Gäste und damit Ihr voller Eventerfolg.

Wenn Sie das Gefühl haben das alles ist gegeben, sind Sie bei der richtigen Agentur.

Ein schönes Fest!

 

Wir beraten dich gerne!

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