Kongresse und Tagungen planen

Kongresse und Tagungen planen

Von Beginn an professionell

Bei der Projektplanung steht und fällt alles mit einer durchdachten und professionell aufbereiteten Organisation. Ohne die richtigen Vorbereitungen kann euer Kongress schnell zum Misserfolg werden. Da die konkrete Planung und die einzelnen Projektphasen meist mehrere Monate in Anspruch nehmen, muss der Termin mindestens ein halbes Jahr im Voraus festgelegt und kommuniziert werden. Versende die Einladungen frühzeitig, damit deine Teilnehmer und Gäste den Tagungstermin nicht anderweitig verplanen. Auch wesentliche Inhalte der Vorträge, das Rahmenprogramm, sowie das Gästemanagement sollten frühzeitig durchdacht werden.

Die passende Location für deine Veranstaltung

Informiere dich bereits im Vorfeld, welche Räumlichkeiten in Frage kommen. Wenn du fündig geworden bist, sieh dir die Location vor Ort an, um sicher zu stellen, dass alle deine Anforderungen erfüllt werden. Die Location muss entsprechende Kapazitäten aufweisen, die für die geplante Gästeanzahl notwendig sind. Auch eine umfangreiche technische Ausstattung des Raumes ist von Vorteil. Dazu zählen unter anderem eine moderne Licht- und Tontechnik, Wlan, Beamer, Rednerpult, Leinwände, Flipcharts und Verdunklungsmöglichkeiten. Ein weiterer Entscheidungsfaktor bei der Auswahl sollte die Lage deiner Location sein. Sofern deine Gäste extra anreisen müssen, sind Übernachtungsmöglichkeiten zu organisieren. Eine gute Verkehrsanbindung und ausreichend Parkmöglichkeiten sind ein Muss.

Das Rahmenprogramm ist das A und O

Idealerweise stehen Ziele und Themenschwerpunkte schon im Anfangsstadium fest. Nun gilt es, die Vortragsreihe zu gestalten. Dazu gehört selbstverständlich die Auswahl qualifizierter Speaker.

Deine Gäste möchten inspiriert und motiviert werden. Nachdem Referate von potenziellen Rednern eingereicht wurden, müssen diese inhaltlich aufeinander abgestimmt werden. Achtung: Unbedingt feste Anfangs- und Schlusszeiten einplanen. Was tun, wenn die Arbeit getan ist? Neben den Fachinformationen braucht jeder Kongress etwas, das ihn zu einem besonderen Erlebnis macht. So ist ein wichtiger Punkt die Gestaltung des Rahmenprogramms. Schließlich gehen solche Seminare oft weit über den normalen Arbeitstag hinaus, sodass Erholungsphasen von enormer Bedeutung sind. Auch simple Equipments wie Tischkicker oder Spielkonsolen sind eine tolle Gelegenheit um abzuschalten und neue Kraft zu tanken.

 Tipps für ein gelungenes Catering

Mit knurrendem Magen lässt es sich bekanntlich nicht arbeiten. Es ist Gang und Gäbe bereits in den Veranstaltungsräumen Getränke und Snacks für den kleinen Hunger zu servieren. Eine Kaffeepause mit Gebäck oder Fingerfood ist zudem immer gerne gesehen.

Beachte: Je nach Länge der Veranstaltung sind mehrere Pausen einzuplanen. Mineralwasser solltest du deinen Gästen ganztägig zur Verfügung stellen. Ein Barbecue am Abend lädt zum gemeinsamen Networking ein. Wie wäre es in diesem Rahmen mit einem erfrischenden Welcome Drink?

Nach dem Kongress ist vor dem Kongress

Die Teilnehmer sind abgereist und du hast dich bereits von den Referenten verabschiedet. Damit deine nächste Kongressorganisation im Handumdrehen gelingt, bedarf es einer detaillierten Nachbereitung. In einem ersten Schritt geht es darum, sich den finanziellen Aspekt genauer anzuschauen. Hast du den gewünschten Gewinn erzielt? Gab es unerwartete Ausgaben oder konntest du womöglich Einsparungen treffen?

Was hat dir die Veranstaltung noch gebracht? Überlege, welchen Effekt das Seminar für dein Unternehmen hatte. Gab es bereits Anfragen für einen weiteren Kongress? Haben sich womöglich Neukunden gemeldet?

Wie fanden die Teilnehmer und Referenten das Seminar? Hat organisatorisch alles funktioniert? Wurden die Referenten gut angenommen? Wurde das Thema gut aufgearbeitet? Haben sich deine Gäste wohl gefühlt? Im Idealfall haben die Teilnehmer deinen vorab entworfenen Beurteilungsbogen ausgefüllt und dir zu den einzelnen Punkten Feedback gegeben.

Das Seminar verlief super? Dann lass es alle wissen! Wie wäre es beispielsweise mit einem Blogeintrag auf der Homepage oder einer Veröffentlichung auf deiner Facebook Seite. Insbesondere Bilder vermitteln einen tollen Eindruck.

Zum Schluss bleibt noch zu sagen…

Du brauchst Hilfe bei der Planung, Umsetzung und Nachbereitung deiner Veranstaltung? Wir unterstützten dich gerne und stehen dir als kompetenter Partner zur Seite.

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